Al finalizar el curso el alumno será capaz de conocer en profundidad la plataforma de gestión documental Alfresco ECM y sus principales componentes y arquitectura.

Se analizará:

• La solución de plataforma de Custodia digital.
• El proceso de instalación y configuración.
• La gestión de los permisos y la seguridad.
• Los conceptos relacionados con la gestión documental, documento electrónico y sus metadatos así como los procesos de digitalización y conversión de documentos, la política de gestión de documentos electrónicos y la solución colaborativa Alfresco Share con el módulo Record Managements.

1 - Arquitectura, componentes y funcionalidades de Alfresco

• Arquitectura, componentes y funcionalidades de Alfresco
• Introducción
• Objetivos de Alfresco
• Entornos de trabajo
• Distribución
• Principales diferencias entre las versiones Community y Enterprise
• Arquitectura
• Descripción de la arquitectura
• Repositorio Alfresco
• Componentes y servicios en Alfresco
• Foundation services e integraciones estándar
• Protocolos de comunicación
• APIS del repositorio Alfresco
• Conceptos
• Estructura del repositorio
• Espacios o sitios de trabajo
• Aspectos y propiedades
• Contenido y formatos de archivo
• Categorías
• Reglas de gestión
• Reglas de contenidos
• Flujos de trabajo
• Otras formas de trabajar con Alfresco
• WebDAV
• Clientes WebDAV
• Microsoft Office
• Open Office
• Motor de búsqueda
• Multilingüismo y versiones
• Hemos aprendido...

2 - Instalación y configuración inicial del repositorio Alfresco

• Instalación y configuración inicial del repositorio Alfresco
• Introducción
• Instalación de Alfresco Community en Windows
• Personalizar panel de inicio
• Configurar el sitio
• Copia de seguridad y restauración en Alfresco
• Hacer una copia de seguridad y restaurar el repositorio
• Hemos aprendido...

3 - Alfresco Share

• Alfresco Share
• Introducción
• Mi Panel de Inicio
• Perfil de usuario
• Sitio colaborativo
• Creación de un sitio
• Panel de Inicio
• Borrado de sitios
• Miembros del sitio
• Biblioteca de documentos
• Creando contenido
• Previsualizar documento
• Subir nueva versión
• Editar un documento localmente
• Editar un documento en línea
• Editar un documento usando Microsoft Office
• Editar un documento usando Google Docs
• Organizar el contenido
• Administrar permisos
• Renombrar contenido
• Etiquetar contenido
• Otras funcionalidades
• Mi Calendario
• Foro de discusión
• Enlaces del sitio
• Listas de datos
• Suscribirse a un feed RSS
• Avisos del sitio
• Búsqueda de contenido
• Hemos aprendido...

4 - Gestión de la seguridad y permisos. Reglas de contenido y flujos de trabajo

• Gestión de la seguridad y permisos. Reglas de contenido y flujos de trabajo.
• Introducción
• Usuarios y Grupos. Roles
• Roles sobre contenidos
• Propietario de un sitio
• Reglas de contenido y acciones
• Flujos de trabajo
• Creación de una regla con flujo de trabajo asociado
• Ejemplo práctico: usuarios, permisos, reglas y flujos de trabajo
• Categorías y Etiquetas
• Usuarios y grupos
• Permisos
• Flujos de trabajo
• Hemos aprendido...

5 - Gestión documental y custodia digital

• Gestión Documental y Custodia digital
• Introducción
• Objetivo de la Gestión Documental
• Motivos para la implantación de un sistema de Gestión documental
• Ventajas de la Gestión Documental
• La Gestión Documental en el Ámbito de la Administración Pública
• La gestión documental actual
• Problemas actuales con la documentación
• El Documento
• Análisis Documental
• La clasificación
• Ciclo de vida de los documentos
• Sistema de gestión documental
• Herramientas de gestión documental
• Solución Tecnológica Alfresco ECM Entreprise Edition
• La Gestión Documental en el Ámbito de la Administración electrónica
• Visión General
• Archivo electrónico
• Custodia digital. Custodia física y lógica
• Módulo de custodia lógica
• Módulo de auditoría del sistema de Custodia digital
• Generación, captura y custodia del documento electrónico
• Captura del documento electrónico
• Custodia lógica del documento electrónico
• Custodia física del documento electrónico
• Valor jurídico de los documentos electrónicos archivados en sistemas de gestión de la información electrónica
• Difusión del documento electrónico
• Notificación de alertas
• Hemos aprendido...

6 - Documento electrónico, digitalización y procedimientos de copiado auténtico y conversión (estándar ENI)

• Documento electrónico, digitalización y copias electrónicas.
• Introducción
• ¿Qué son las Normas Técnicas de Interoperabilidad?
• Ámbito de aplicación, alcance e implantación del ENI
• Política de gestión de documentos electrónicos (ENI)
• Procesos de gestión documental
• Captura o generación
• Registro
• Clasificación
• Descripción
• Acceso
• Evaluación
• Conservación
• Transferencia
• Destrucción o eliminación
• Documento electrónico según estándares del Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI)
• Concepto de documento electrónico y documento administrativo electrónico y definición de su estructura lógica
• Consideraciones sobre la firma del documento electrónico
• Metadatos del documento electrónico
• Consideraciones para la implementación
• Uso y tratamiento
• Metadatos mínimos obligatorios
• Metadatos complementarios
• Formato de los documentos electrónicos
• Documentos electrónicos en intercambios entre organizaciones y con el ciudadano
• Formato y estructura para el intercambio
• Esquemas XML para intercambio de documentos electrónicos
• Acceso a documentos electrónicos
• Impresión
• Verificación
• Digitalización de documentos según estándares ENI
• Requisitos de la imagen electrónica
• Formatos admitidos para imágenes electrónicas
• Nivel de resolución
• Garantía de imagen fiel
• Descripción del proceso de digitalización
• Digitalización por medios fotoeléctricos
• Optimización de la imagen electrónica
• Conformación del documento electrónico
• Copias electrónicas de documentos administrativos
• Definición
• Características generales de las copias electrónicas auténticas
• Tipos de copias auténticas
• Proceso de copiado auténtico
• Requisitos de expedición
• Copia electrónica auténtica con cambio de formato
• Copia electrónica auténtica de documento papel
• Copia electrónica parcial auténtica
• Copia papel auténtica de documentos públicos administrativos electrónicos
• Firma de la copia auténtica
• Conversión de documentos electrónicos
• Concepto y descripción
• Motivación de un cambio de formato
• Descripción del proceso de cambio de formato
• Fase de planificación
• Fase de conversión
• Fase de validación
• Fase de conformación del documento electrónico
• Hemos aprendido

7 - Módulo de Alfresco Records Management (RM)

• Alfresco record Management
• Introducción
• Dashlets (o componentes) disponibles
• Principales funcionalidades
• Ventajas de la gestión de documentos de archivo de Alfresco
• El ciclo de vida de un documento. Del documento vivo al documento de archivo (Record)
• Ciclo de vida de un documento
• Ciclo de vida de un documento de archivo
• Diferencias principales entre un documento y un documento de archivo
• Creando el sitio de gestión de registros
• El Plan de archivo o plan de ficheros (File Plan)
• Creando el Plan de archivo o Plan de ficheros
• Navegar por el Plan de ficheros
• Automatizar el Plan de ficheros
• La construcción del Plan de ficheros
• Añadir una categoría de documento de archivo (registro)
• La gestión de categorías de documentos de archivo (registro)
• Añadir una carpeta de documentos de archivo (registro)
• La gestión de las carpetas de documentos de archivo (registro)
• Declaración como documento de archivo
• Planificación de disposición (Time Schedule)
• La gestión de permisos
• Búsqueda de registros
• Creación de una búsqueda
• Cómo guardar una búsqueda
• Consola de administración de la gestión de registros
• Auditoría
• Hemos aprendido...