A través de este curso el alumno será capaz de:

• Definir los conceptos de archivo y documento.
• Conocer las diferencias existentes entre la documentación de archivo, los documentos auxiliares y los documentos de apoyo informativo.
• Conocer y aplicar en la práctica los principios básicos que rigen la clasificación de los archivos de gestión.
• Conocer el desarrollo y tramitación de expedientes administrativos.
• Aplicar las técnicas más relevantes para el mantenimiento del archivo de oficina.
• Conocer los mecanismos de transferencia de fondos entre las distintas fases de un archivo.
• Entender la importancia de las nuevas tecnologías en la documentación de archivo: el documento electrónico.

1 - Información y documentación administrativa. Sistema de Archivo en la Administración Pública.

• Información y documentación administrativa. Sistema de Archivo en la Administración Pública
• Mapa conceptual
• Gestión de documentos: eficacia y economía
• Nuevas tecnologías en la organización y gestión de la información
• Concepto de Archivo y su clasificación. Sistema de archivo
• Centros de Información Documental
• Concepto de documento
• Archivos públicos y privados
• El valor de los documentos
• El Ciclo Vital de los documentos o Teoría de las Edades del Documento
• El Sistema de Archivo en la Administración General del Estado Español. Marco legal
• Legislación
• Sistema de Archivos de la Administración General del Estado
• Actividades de refuerzo del aprendizaje
• Hemos aprendido

2 - Los Archivos de Oficina.

• Los Archivos de Oficina
• Mapa conceptual
• Concepto y funciones de los archivos de oficina
• Funciones del archivo de gestión o de oficina
• Organización del archivo de oficina
• Los Documentos Administrativos
• Fase previa de Separación de Documentos
• Tipología de documentos administrativos y pautas para su organización en el archivo de oficina
• Correspondencia. Comunicación entre órganos administrativos
• Expedientes
• Documentos de enlace
• Documentos de notificación
• Documentación de apoyo a la gestión
• Documentación informativa auxiliar
• Creación de índices para la ordenación de la documentación de apoyo y documentación informativa auxiliar
• Cuadro resumen de organización del archivo de oficina o gestión
• Hemos aprendido

3 - Los expedientes administrativos.

• Los Expedientes administrativos
• Introducción
• Mapa Conceptual
• Concepto de Expediente Administrativo
• Formación del Expediente administrativo: Fases de tramitación. Tipología documental incluida en un expediente
• Fases del Procedimiento Administrativo y documentación
• Iniciación del expediente
• Ordenación del procedimiento
• Instrucción del procedimiento
• Finalización del expediente
• Ejecución
• Cuadro-resumen de Documentos Administrativos que podemos encontrar en un Expediente Administrativo
• Ordenación del expediente administrativo
• Carpetilla o Guarda Exterior
• Relación de Contenido o Índice de Documentos
• Criterios de ordenación de los expedientes
• Consejos para el buen tratamiento de la documentación de los expedientes administrativos
• Funciones encomendadas al Archivo de Oficina o de Gestión en relación al archivo de los Expedientes Administrativos
• Normas básicas de instalación de documentos
• Pautas de instalación de expedientes en fase de tramitación
• Pautas de instalación de expedientes ya tramitados pero con vigencia administrativa
• Documentos electrónicos. Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común
• Documentos y copias
• Archivo electrónico de documentos
• Entrada en vigor de los elementos relacionados con el funcionamiento electrónico de las Administraciones Públicas
• Hemos aprendido

4 - Organización del Archivo de Oficina. Las series documentales.

• Organización del Archivo de Oficina. Las series documentales. Cuadro de clasificación
• Mapa conceptual
• Establecimiento de un Sistema de Archivo
• Sistemas de registro y clasificación de documentos
• La Clasificación Documental como Proceso Archivístico. Las agrupaciones documentales
• Principios que rigen el proceso de clasificación documental
• Las series documentales. Concepto
• Metodología para realizar la Clasificación Documental. Normas para la creación de tipos y series documentales
• Identificación de los productores
• Estudio de la Estructura Orgánica de la organización
• Análisis de las funciones y trámites
• El proceso de Ordenación. Sistemas
• Sistema de ordenación alfabética
• Sistema de ordenación numérica
• Procedimiento de la cifra terminal
• Sistema de ordenación alfanumérica
• Sistemas de ordenación secundarios
• Ordenación Geográfica
• Ordenación Temática
• Sistema de Ordenación Decimal
• Ordenación Cronológica
• El Cuadro de Clasificación de documentos del Archivo de Oficina
• Proceso de organización: clasificar y ordenar
• Criterios de clasificación
• Características del cuadro de clasificación de documentos
• Estructuración de un Cuadro de Clasificación
• Procedimientos de codificación del Cuadro de Clasificación
• Fase de ordenación de los documentos
• Principio de Orden Original y Principio de Procedencia
• Ordenación según el Cuadro de Clasificación
• Ordenación según las unidades documentales
• Procedimiento de trabajo para el archivo y almacenamiento de documentos informáticos/electrónicos
• Hemos aprendido

5 - Seguimiento y Control del Archivo de Oficina (I): Herramientas de recuperación documental y normas sobre las instalaciones documentales. Valoración documental y Sistemas Informatizados de Gestión Documental

• Seguimiento y Control del Archivo de Oficina (I): Herramientas de recuperación documental y normas sobre las instalaciones documentales. Valoración documental y Sistemas Informatizados de Gestión Documental
• Introducción
• Mapa conceptual
• Herramientas de recuperación documental
• Transferencias y préstamos documentales
• Circulación de documentos entre oficinas administrativas
• Procedimiento de transferencia desde el Archivo de Oficina
• ¿Cómo realizar el procedimiento de transferencia?
• Primer paso: Hoja de Previsión de Transferencia de Documentos
• Segundo paso: Preparación de la documentación objeto de transferencia
• Tercer paso: Formalización de la transferencia
• Procedimiento de transferencia propuesto por la Subdirección General de Coordinación de la Administración Periférica del Ministerio de la Presidencia
• La Relación de Entrega
• Transferencia del Archivo Central al Archivo Intermedio
• Funciones del Archivo Intermedio
• Instrumentos de recuperación de los documentos y de la información
• Libros
• Ficheros
• Bases de datos
• Archivo electrónico
• Normas sobre las instalaciones documentales: Mobiliario y materiales
• Soportes, mobiliario, útiles, elementos de archivo y contenedores
• Material de archivo
• Mobiliario de archivo
• Reproducción y cotejo de la información de archivo documental a digital
• Proceso: del documento original al digital
• Fase de Valoración Documental. Valoración de los documentos a conservar en soporte papel
• Valores primarios y valores secundarios de la documentación
• Valoración de la documentación electrónica
• Metadatos de Gestión de Documentos
• Metadatos: tipología, utilidad, esquema y principales elementos
• Sistemas Informatizados de Gestión Documental
• Determinación de los elementos que intervienen en un sistema informatizado de gestión documental
• Soluciones Tecnológicas
• Actividades de refuerzo del aprendizaje
• Hemos aprendido

6 - Seguimiento y Control del Archivo de Oficina (II): Normas de organización del archivo. La Administración Electrónica

• Seguimiento y Control del Archivo de Oficina (II): Normas de organización del archivo. La Administración Electrónica
• Introducción
• Mapa Conceptual
• Elaboración de normas de organización y control del Archivo de Oficina
• Normas de organización
• Preservación de los documentos
• Normas de acceso a la documentación
• Clasificación documental a los efectos de establecer las normas de acceso a la documentación
• El Expurgo de documentación. Normas
• Conservación, almacenamiento, duración, expurgo y control de documentos electrónicos
• Pautas para el control de la eficacia del sistema de archivo
• Una última reflexión sobre la gestión documental y la organización del sistema de archivo
• La Nueva Administración Electrónica: Implicaciones en la Gestión Documental
• Procedimiento Administrativo Común (Ley 39/2015)
• Régimen Jurídico del Sector Público (Ley 40/2015)
• Principios de la Administración Electrónica
• El Ciudadano y la Administración Electrónica
• Sede Electrónica
• Notificaciones electrónicas
• Derecho y obligación de relacionarse electrónicamente con las Administraciones Públicas
• Registro Electrónico General
• Archivo electrónico de documentos
• Expediente Administrativo Electrónico
• Hemos aprendido