Al finalizar el curso, el alumno conocerá en profundidad todos los conceptos necesarios sobre el expediente y el documento electrónico en la gestión Administrativa, soluciones básicas para poder trabajar de forma íntegramente electrónica tal y como exigen las Leyes 39/2015 y 40/2015.

El alumno aprenderá cual es la estructura de los expedientes electrónicos, así como de los documentos electrónicos, el índice electrónico, la firma electrónica y los metadatos del expediente y del documento electrónico. Además, analizará el Sistema de Información Administrativa SIA, aplicación que actúa como catálogo de información sobre tramitación Administrativa, incluyendo procedimientos Administrativos y servicios dirigidos al ciudadano, y el Directorio Común de Unidades y Oficinas DIR3, inventario unificado y común a toda la Administración de las unidades orgánicas / organismos públicos, sus oficinas asociadas y unidades de gestión económica - presupuestaria.

El alumno estudiará el funcionamiento del Sistema de gestión de documentos y expedientes electrónicos (Inside). Se trata del sistema diseñado para la gestión de documentos y expedientes electrónicos que cumple los requisitos para que ambos puedan almacenarse y/u obtenerse según el Esquema Nacional de Interoperabilidad. Inside supone la gestión documental íntegramente electrónica de los documentos de la gestión viva del expediente, como paso previo al archivado definitivo de la documentación en un formato interoperable y duradero.

Finalmente estudiará el sistema de Intercambio de documentos y expedientes electrónicos entre Administraciones, funcionalidad ofrecida también por Inside que permite la gestión documental íntegramente electrónica de los documentos de la gestión viva del expediente, así como el intercambio de expedientes con otras administraciones.

Expediente electrónico. Ciclo de vida, estructura y metadatos
Introducción
El marco legal para la transformación digital de las Administraciones públicas
El expediente electrónico y el Reglamento de actuación y funcionamiento del sector público por medios electrónicos
Ventajas del expediente electrónico
Definición y estructura
Componentes del expediente electrónico
Documentos electrónicos
Índice electrónico
Firma del índice electrónico
Metadatos del expediente
Ciclo de vida del expediente electrónico
Fase de apertura
Fase de tramitación
Cierre formal del expediente
Fase de conservación y selección
Metadatos del expediente electrónico
Ventajas de la gestión de metadatos
Metadatos mínimos obligatorios
Metadatos complementarios
Servicios de remisión y puesta a disposición
Formato y estructura para el intercambio de expedientes
Otras consideraciones para el intercambio de expedientes
Consideraciones para la gestión de expedientes electrónicos
Resumen
Documento electrónico, digitalización y copias electrónicas.
Introducción
¿Qué son las Normas Técnicas de Interoperabilidad?
Ámbito de aplicación, alcance e implantación del ENI
Política de gestión de documentos electrónicos (ENI)
Procesos de gestión documental
Captura o generación
Registro
Clasificación
Descripción
Acceso
Evaluación
Conservación
Transferencia
Destrucción o eliminación
Documento electrónico según estándares del Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI)
Concepto de documento electrónico y documento administrativo electrónico y definición de su estructura lógica
Consideraciones sobre la firma del documento electrónico
Metadatos del documento electrónico
Consideraciones para la implementación
Uso y tratamiento
Metadatos mínimos obligatorios
Metadatos complementarios
Formato de los documentos electrónicos
Documentos electrónicos en intercambios entre organizaciones y con el ciudadano
Formato y estructura para el intercambio
Esquemas XML para intercambio de documentos electrónicos
Acceso a documentos electrónicos
Impresión
Verificación
Digitalización de documentos según estándares ENI
Requisitos de la imagen electrónica
Formatos admitidos para imágenes electrónicas
Nivel de resolución
Garantía de imagen fiel
Descripción del proceso de digitalización
Digitalización por medios fotoeléctricos
Optimización de la imagen electrónica
Conformación del documento electrónico
Copias electrónicas de documentos administrativos
Definición
Características generales de las copias electrónicas auténticas
Tipos de copias auténticas
Proceso de copiado auténtico
Requisitos de expedición
Copia electrónica auténtica con cambio de formato
Copia electrónica auténtica de documento papel
Copia electrónica parcial auténtica
Copia papel auténtica de documentos públicos administrativos electrónicos
Firma de la copia auténtica
Conversión de documentos electrónicos
Concepto y descripción
Motivación de un cambio de formato
Descripción del proceso de cambio de formato
Fase de planificación
Fase de conversión
Fase de validación
Fase de conformación del documento electrónico
Resumen
Punto de Acceso General, Directorio Común DIR3 y Sistema de Información Administrativa SIA
Introducción
La ayuda en la iniciación al interesado (art. 66)
El Punto de Acceso General (PAG)
Acceso de los ciudadanos
Normativa reguladora del PAG
Características principales del PAG
Contenido y funcionalidades del PAG
Participación ciudadana en el PAG
Canales de Acceso en el PAG
Sede electrónica del Punto de Acceso General
El Sistema de información Administrativa SIA
La aplicación SIA
Obtener y exportar un listado de Procedimientos y Servicios
Alta de un procedimiento o servicio
El Directorio Común DIR3 de Unidades y Oficinas de Registro
Normativa relacionada con DIR3
Tipos de usuarios en DIR3
Información contenida en DIR3
Modelo de codificación única en DIR3
Normas de calidad y usabilidad en DIR3
Las Unidades Orgánicas en DIR3
Estados de una Unidad Orgánica
Gestión de Estructuras y Cambios en las Unidades Orgánicas
Las Unidades No Orgánicas en DIR3
Estados de una Unidad no Orgánica
Las Oficinas en DIR3
Estados de una oficina en DIR3
La aplicación del Directorio Común DIR3
Resumen
Gestión de expedientes y documentos electrónicos con Inside
Introducción
Conceptos básicos antes de utilizar Inside
Sistema de Información Administrativa SIA
Directorio Común DIR3
Firma electrónica en Inside
Acceso a la aplicación Inside
Acceso con certificado
Acceso a través de Cl@ve
Navegación
Incluir expedientes en Inside
Generación de Documentos Electrónicos
Nuevo documento
Metadatos de los documentos
Metadatos adicionales de los documentos
Adjuntar archivo
Validar documento
Importar documento
Documentos almacenados
Visualizar documento
Generación de Expedientes Electrónicos
Nuevo expediente
Metadatos adicionales de los expedientes
Validar expediente
Importar expediente
Expedientes almacenados
Resumen
Remisión de expedientes y documentos electrónicos entre administraciones vía Inside
Introducción
Tipos de Intercambio disponibles en Inside
Intercambio
Remisión en la nube
Generación de Credenciales de Acceso
Consulta de expedientes por medio de credenciales
Consulta de documentos por medio de credenciales
Sección Credenciales recibidas
Errores más comunes al intentar abrir credenciales de acceso
Remisión de expedientes al Ministerio de Justicia
Remisión de expedientes a unidades judiciales
Resumen